Dans le cadre du déploiement de la 5G dans plusieurs de ses filiales, notre client, un opérateur international, a lancé plusieurs appels d’offre.
Il est important de noter que les acteurs privés qui organisent des appels d’offres doivent respecter certains principes, même s’ils disposent de la liberté de choisir la procédure mise en œuvre. Ainsi, une fois les principes directeurs fixés dans l’appel d’offres, le principe de loyauté contractuelle s’oppose à ce que l’acheteur privé modifie substantiellement les conditions de consultation des entreprises (tout comme ces mêmes principes obligent les candidats à ne pas mettre en œuvre des comportements de nature à fausser la concurrence : entente, offre de présentation…).
Ainsi, pour gérer le processus des appels d’offre, notre client a mis en place un groupe de travail constitué de plusieurs experts : un directeur de projet, des experts techniques, juristes, acheteurs…
Il a fait appel à nos experts « Bid Analyst » afin d’accompagner le groupe de travail, d’apporter de la méthode et de garantir une vision de bout en bout sur l’ensemble des aspects (budget, calendrier de déploiement, choix techniques, conditions commerciales, modèle financier).
La mission de Bid Analyst au cœur de la négociation
Le métier de Bid analyst consiste à analyser l’ensemble des propositions commerciales des fournisseurs et à construire la stratégie de négociation pour obtenir la meilleure offre.
Dans le cadre de ces appels d’offre, la phase de préparation a été une étape clé. Dans les différentes étapes de la préparation, on peut citer :
- La montée en compétence sur les termes de références et le cahier des charges dont l’expression des besoins techniques et les conditions commerciales,
- La préparation des outils pour suivre les réponses des soumissionnaires avec la définition d’un système de notation (ranking),
- L’automatisation des outils de suivi : cette étape est cruciale car entre chaque tour d’enchères, les délais sont très courts et il faut pouvoir répondre rapidement. Nos experts ont développé une solution basée sur Power BI pour automatiser la comparaison des coûts totaux de propriété (TCO) des différents fournisseurs,
Après cette phase de préparation, notre équipe a animé le cycle des enchères :
Analyse des réponses des soumissionnaires afin de :
- vérifier la conformité des différents fournisseurs vis-à-vis des exigences techniques, commerciales et contractuelles,
- s’assurer que les exigences techniques sont bien prises en compte dans la structure des coûts totaux de propriété (Total Cost of Ownership - TCO), notamment les aspects dimensionnement et sécurité,
cette étape permet de réaliser le ranking de chaque soumissionnaire.
En parallèle,
Elaboration de la table de négociation :
Une fois que les fournisseurs ont répondu à tous les besoins techniques, cet outil a permis de lister les points pour lesquels il y avait besoin de négocier avec l’objectif à atteindre et la priorité de négociation. Cette table doit être réactualisée à chaque tour d’enchères.
L’outil peut par exemple prendre la forme ci-dessous :
Animation de la cellule de négociation finale :
Il s’agit de la dernière phase des enchères. Tous les éléments doivent être prêts car cette phase peut se jouer en quelques heures.
Tout au long des différents tours d’enchères, notre bid analyst a porté une attention particulière sur la communication. En effet, il est capital que tous les membres de l’équipe soient en permanence alignés sur le discours, les arguments et la stratégie de négociation.
Résultat
Notre client dispose de toutes les informations nécessaires à la négociation et au choix du fournisseur :
- La conformité des fournisseurs par rapport au dimensionnement et aux exigences sécuritaires
- Les coûts et le planning pour déployer le cœur du réseau, la base de données des abonnés et la signalisation 5G
- Les axes de négociation personnalisés par fournisseur à chaque phase de négociation.
Quelques repères
TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de possession) : le TCO représente le coût global d'un bien ou d'un service tout au long de son cycle de vie. Cette méthode de calcul prend aussi bien en compte les coûts directs que les coûts indirects.
Le TCO résulte de la somme de plusieurs types de coûts, communément répartis en 8 types:
- Le prix d’achat : prix de revient et marge fournisseur
- Le coût induit : transport, emballage, douane, conditions de paiement…
- Le coût d’acquisition : fonctionnement du service achat…
- Le coût de possession : gestion des stocks, coût de dépréciation…
- Le coût de maintenance : pièces détachées, entretien…
- Le coût d’utilisation : valeur d’usage, exploitation, services…
- Le coût de non qualité : respect des délais, traitement de la non-conformité…
- Le coût de retrait : recyclage, revente, destruction…
